Transformation der Rechtsabteilung
Unternehmensfunktionen neu denken: Optimierungspotenziale erkennen und Wachstum ermöglichen
Viele Rechtsabteilungen stehen vor großen Herausforderungen: Immer mehr und immer komplexere Geschäftsvorgänge müssen mit konstanten, effizienten Ressourcen gemanagt werden. Der Druck, das eigene Betriebsmodell mit Blick auf Digitalisierungschancen und den Einsatz von Legal Tech zu optimieren, nimmt ständig zu.
Wir stehen Rechtsabteilungsleiter:innen und Legal-Operations-Verantwortlichen für diese Transformation ganzheitlich zur Seite: Mit Strategie- und Prozessberatung identifizieren wir Optimierungspotenziale in der Aufbau- und Ablauforganisation. Mit Technologie-Expertise und Umsetzungskompetenz bieten wir eine Navigationshilfe im unübersichtlichen Legal-Tech-Markt und implementieren die für Ihre individuelle Situation passenden Tools und Systeme.
Zusätzlich bieten wir an, relevante Funktionen im Kontext der Rechtsabteilung bedarfsgerecht im Tagesgeschäft zu unterstützen. Dies kann zum einen die Unterstützung im Sinne einer verlängerten Werkbank oder aber auch die Ausgliederung bestimmter Teilfunktionen bzw. Tätigkeitsbereiche beinhalten. Hier stehen unseren Kunden verschiedene Optionen im Rahmen unserer Managed Legal Services zur Verfügung.
Strategie- und Prozessberatung für Legal Operations
Der Startpunkt der Überlegungen zur Transformation ist oft organisatorisch statt technisch. Unsere Expert:innen verbinden Kompetenz in Organisationsberatung und Change Management mit praktischer Erfahrung zu typischen Abläufen in Rechtsabteilungen. Daraus entwickeln wir einen auf Ihre individuellen Herausforderungen zugeschnittenen Ansatz für ein neues Betriebsmodell („Legal Target Operating Model“), das die Unternehmensstrategie genauso berücksichtigt wie Ziele und Leitung der juristischen Inhouse-Beratung. Ein Kernbestandteil ist hierbei die Erfassung des Status quo in Bezug auf Aktivitäten, Zuständigkeiten und Prozesse und die Ableitung entsprechender Optimierungspotenziale.
Für das Erreichen des Zielzustands entwickeln wir anschließend eine langfristige Transformationsplanung („Legal-Operations-Roadmap“): Dazu gehören die Definition von Meilensteinen und Zeitplänen ebenso wie die Definition von Projektschritten einschließlich Interdependenzen und Voraussetzungen.
So unterstützt PwC Legal Sie
Unsere Berater:innen unterstützen Sie bei:
- Assessment und Activity Value Analysis
- Ermittlung von Optimierungspotenzialen für ein neues Betriebsmodell
- Entwicklung der Legal-Operations-Roadmap
- Change Management
Ausgangspunkt jeder Transformation sollte eine Bestandsaufnahme zum Status quo der juristischen Inhouse-Beratung sein. Welche Ressourcen setzen wir wofür ein? Was sind unsere größten Zeit- und Kostentreiber? Welche Teams sind optimal besetzt und welche nicht? Welche Aktivitäten lassen sich durch Digitalisierung, Automatisierung oder Verlagerung effizienter machen? Und was sind unsere priorisierten Maßnahmen auf der Transformations-Roadmap?
Das Legal-Business-Solutions-Team unterstützt Sie in diesen Fragen nicht nur mit kompetenter Beratung, sondern auch mit bewährten Methoden und Tools. Eines davon ist unsere „Legal Activity Value Analysis“, bei der wir durch eine online-gestützte Befragung mit einer spezifisch auf Ihre individuelle Bereichsstruktur abgestimmten Taxonomie eine vollständige Bestandsaufnahme zum Status quo aufzeigen. Über ein Dashboard erhalten Sie nicht nur Antworten auf im Vorfeld definierte Fragen, sondern Sie sind auch in der Lage, Antworten auf neu aufkommende Fragen zu geben. Gemeinsam definieren wir so auf Basis einer fundierten Datenlage die optimale Roadmap und einen überzeugenden, belegbaren Business Case – und legen so den Grundstein für eine erfolgreiche Legal Transformation.
Unsere Expert:innen unterstützen Sie dabei, zielgerichtet werthaltige Optimierungen zu identifizieren, zu quantifizieren und mit den richtigen Zielen und Maßnahmen zu hinterlegen. Daraus entwickeln wir ein auf Ihre Rechtsfunktion zugeschnittenes Ziel-Betriebsmodell (Target Operating Model), das die strategische Grundlage für die Legal-Operations-Roadmap bildet.
Das Team von PwC Legal Business Solutions ermittelt auf der Basis unserer Bewertungen und seiner ganzen erworbenen Erfahrung aus durchgeführten Projekten den für Ihre individuelle Situation als Rechtsabteilung optimalen Fahrplan, um einerseits schnell nachweisbare Erfolge zu erzielen und andererseits den Gesichtspunkten einer langfristig angelegten, nachhaltig wirksamen Transformation Rechnung zu tragen.
Jede Veränderung kann Widerstand und Ablehnung erzeugen. Das gilt natürlich auch für die Transformation der Rechtsabteilung. Unsere multidisziplinären Projektteams denken diesen Aspekt von Anfang an mit und entwickeln die richtigen Kommunikations- und Trainingsmaßnahmen, um Ihre Mitarbeiter:innen optimal auf die Transformation vorzubereiten und etwaige Widerstände zielgerichtet anzugehen.
Legal-Tech-Consulting und -Implementierung
Der Legal-Tech-Markt ist stark fragmentiert und sehr dynamisch. Oft ist es für Rechtsabteilungen schwer zu entscheiden, welches System für die eigenen Zielsetzungen in Bezug auf ein künftiges Betriebsmodell das richtige ist – von der Implementierung ganz zu schweigen. Demgegenüber ist die Unterstützung durch die hausinterne IT oft aus Ressourcenmangel unzureichend.
Unsere Expert:innen bringen spezialisiertes Wissen zu den auf dem Markt verfügbaren Lösungen und Tools mit. Wir bewerten Ihren individuellen technischen Reifegrad in Bezug auf ein künftiges Betriebsmodell und unterstützen Sie bei Ausschreibungen und der Auswahlentscheidung. Auch bei der Einführung können Sie auf uns vertrauen: Mit unserer Implementierungskompetenz stellen wir sicher, dass die Systeme in Bezug auf Ihre Transformation von Anfang den Mehrwert bringen, den Sie erwarten.
So unterstützt Sie PwC Legal
Unsere Berater:innen unterstützen Sie bei:
- Contract Lifecycle Management (CLM)
- Intake Management
- Matter Management
- Automation
- Contract Analytics
- Legal Spend Managemen
Im Zuge der Globalisierung werden Vertragslandschaften innerhalb des Unternehmens zunehmend komplexer. Bearbeitungsprozesse erfordern die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen und Konzerngesellschaften hinweg. Vertragsbeziehungen, Konditionen und Fristen müssen transparent verwaltet werden. Die fortschreitende Digitalisierung bietet dabei weitreichende Möglichkeiten, Arbeitsabläufe beim Vertragsmanagement zu standardisieren und zu automatisieren.
Mit der Integration des Vertragsmanagements in Ihre bestehenden IT-Systeme können bruchlose, effiziente Arbeitsprozesse geschaffen werden. Der Mehrwert dieser digitalen Herangehensweise zeigt sich meist bereits nach kurzer Zeit.
Wir helfen Ihnen bei der Analyse der bestehenden Prozesse und der Konzeptionierung eines Architekturplans für das Vertragsmanagement. Als Expert:innen für Legal Tech beraten wir Sie außerdem bei der Auswahl einer passenden Technologielösung für Ihr Unternehmen und unterstützen Sie bei Implementierung und Roll-out. Bei der Auswahl und Standardisierung der Vertragsinhalte profitieren Sie nicht nur von unserer IT-Kompetenz, sondern darüber hinaus auch von der weitreichenden Branchenexpertise unserer Anwält:innen.
Durch erhöhte Transparenz und effiziente Prozesse erleichtern wir die Arbeit aller bei Ihnen involvierten Abteilungen. Mit gezielter Standardisierung reduzieren wir die Komplexität der Vertragslandschaft. Die so entlasteten Mitarbeiter:innen können sich dann auf die strategisch wertvollen Tätigkeiten wie Vertragsverhandlung, die Einhaltung von Regularien und das Qualitäts- und Risikomanagement konzentrieren.
Die stärkere Strukturierung und Digitalisierung von Eingangskanälen der Rechtsabteilung spielt eine Schlüsselrolle in der digitalen Transformation – lassen sich hierüber doch wichtige Daten über Umfang und Bearbeitungsdauer von Anfragen erfassen und mit Hilfe von KPIs in einen sinnvollen Rahmen zur Qualitätsmessung überführen.
Die Erfassung von Vorgängen innerhalb der Rechtsabteilung über Matter-Management-Systeme ist nichts Neues. Jedoch nehmen die Forderungen nach mehr Interoperabilität und Flexibilität solcher Systeme im Zuge von unternehmensweiten Strategien zur digitalen Transformation stetig zu. Rechtsabteilungen stehen oft am Scheideweg: Die bestehenden, bewährten Systeme beibehalten unter Inkaufnahme von Brüchen durch fehlende Schnittstellen und hohen Wartungsaufwand? Oder der Wechsel auf moderne, cloudbasierte Systeme mit dem entsprechenden Migrations- und Change-Aufwand? Profitieren Sie von unserer Erfahrung, um die richtige Entscheidung für Ihre individuelle Situation zu treffen!
Das Erstellen von Routinedokumenten in wachsender Stückzahl stellt Unternehmen seit geraumer Zeit vor Herausforderungen. Der Wunsch nach innovativen, interaktiven und digitalen Lösungen sowie einer Vereinfachung von Prozessen wird damit zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Es gilt daher, einen effizienten Erstellungsprozess zu gestalten, in dem gleichzeitig die notwendige Qualitätskontrolle gewährleistet wird.
Wir haben uns für die Einführung einer Document-Automation-Software entschieden, um die steigende Anzahl an Anfragen unserer Mandanten zu jedem Zeitpunkt schnellstmöglich erfüllen zu können.
Des Weiteren ist Document Automation für uns ein klares Beispiel dafür, dass Effizienz und hohe Qualität einander nicht ausschließen. Im Gegenteil – der technologiegestützte Erstellungsprozess vereinfacht die konsistente Nutzung von Klauseln und Dokumentstrukturen und sorgt dafür, dass die komplette Erstellungshistorie eines Dokuments protokolliert wird und jederzeit nachvollzogen werden kann. Mit Hilfe eines gut geplanten Prozessmanagements werden außerdem die Aufgabenverwaltung und -delegation vereinfacht und die Planbarkeit beim Ressourcenbedarf deutlich verbessert.
Wir beraten Sie gerne zu Anwendungsmöglichkeiten von Document Automation in Ihrem Unternehmen und unterstützen Sie bei der Auswahl der passenden Technologielösung.
Verträge sind in allen Unternehmen die Grundlagen jeder Geschäftsbeziehung. Die Analyse von Verträgen – sei es im Zuge der Verhandlung eines Vertragsentwurfs oder im Zuge der laufenden Bewirtschaftung von Bestandsverträgen – hat großen Einfluss auf die künftige Stellung der Rechtsabteilung als Value Center. Eine große Bandbreite an KI-gestützten Tools kann dabei helfen, hier in kurzer Zeit messbaren Mehrwert zu schaffen – zum Beispiel, weil Vertragsrisiken durch die maschinengestützte Analyse schneller erkannt werden oder weil Umsatzpotenziale durch die Analyse von Preiserhöhungsklauseln gehoben werden. Wir beraten Sie mit unserem umfassenden Marktüberblick kompetent und unabhängig darüber, welche Technologie und welche Tools für Ihre individuellen Themenstellungen passend sind.
Zunehmender Kostendruck führt auch bei der Mandatierung von Kanzleien zu Forderungen nach mehr Transparenz zu den individuellen Kosten jedes Mandats und nach kostenbasierenden Benchmarkings. Legal-Spend-Management-Systeme schaffen hier effektiv Abhilfe, indem der gesamte Erfassungs- und Abrechnungsprozess digitalisiert und kanzleiübergreifend standardisiert werden kann. Durch die Berücksichtigung von Abrechnungsvorschriften lassen sich zudem effektiv Kosten einsparen.
Managed Legal Services
Begrenzte personelle Ressourcen in der Rechtsabteilung führen zu Konflikten zwischen dem Tagesgeschäft, der Optimierung der Kernprozesse und der Erledigung neuer Aufgaben. Kommt es dann noch zu Bedarfsspitzen, können diese häufig nicht abgearbeitet werden.
Mit Managed Legal Services übernehmen wir für Sie ausgewählte Funktionen der Rechtsabteilung – ganz gleich, ob es sich um temporäre Sonderprojekte oder die dauerhafte Bearbeitung rechtlicher Vorgänge handelt.
Durch den intelligenten Einsatz neuester Technologien und Prozessautomatisierung, gepaart mit der Erfahrung unserer Berater:innen, unterstützen wir Sie dabei, Ihre Prozesse zu optimieren und Ihre Wertschöpfung nachhaltig zu steigern.
Konkret übernehmen wir hochvolumige juristische Geschäftsvorgänge im Einkauf, die Abwehr von Massenklagen oder Ihren Hinweisgeberprozess. Im Rahmen der Managed Legal Services vereinen wir dabei die Kompetenz der PwC Legal und umfassende Technologielösungen und entwerfen einen effizienten und maßgeschneiderten Prozess, den wir mit Hilfe der qualifizierten Jurist:innen in unseren Shared-Delivery-Centern umsetzen können.
Diesen Prozess führen wir mit professionellen Projektmanager:innen durch und stellen Ihnen eine individualisierte Status-Berichterstattung in Echtzeit zur Verfügung. Durch präzise Budgetierung und tagesgenaue Kostenkontrolle verschaffen wir Ihnen Planungssicherheit und Transparenz.
So unterstützt Sie PwC Legal
Unsere Berater:innen unterstützen Sie bei:
- Corporate Governance Solutions
- Whistleblower & Ethics Reporting Channels
- Automated Processing Solution
- Abwehr von Massenklagen
- Einwendungsmanagement
- Rule Scanner
Durch die Übernahme von unter anderem zentralen Corporate-Office-Prozessen schaffen wir Freiräume für unsere Kunden, sich auf die strategisch wichtigen Fragestellungen ihres Geschäfts zu fokussieren.
Mittel- und langfristig verändert die Digitalisierung Unternehmen und ihre Geschäftsmodelle, zum Teil fundamental. Gleichzeitig stehen Unternehmen bereits heute durch weltweite Krisen vor ungeahnten Herausforderungen, für deren Bewältigung immer weniger Fachkräfte zur Verfügung stehen. Beides – langfristige Entwicklungen und akute Krisensituationen – wirken sich auf die Organisation sowie die Unternehmensführung aus, insbesondere im internationalen Kontext.
PwC Legal unterstützt als Corporate-Governance-Service-Provider Mandanten dabei, nicht nur die Anforderungen an ihre globalen Konzernstrukturen auch in Krisenzeiten jederzeit einzuhalten, sondern diese schon heute für die digitale Zukunft prozessbasiert aufzustellen.
Dafür bietet unser globales „Entity Governance & Compliance (EGC)“-Team maßgeschneiderte Lösungen. Als Alternative-Legal-Service-Provider bündeln wir Fachkenntnisse mit Geschäftsprozessen und modernster Technologie in einem ganzheitlichen und globalen „Managed Service“-Ansatz.
Unsere End-to-End-Lösung für Ihren Hinweisgeberkanal.
Aufgrund der EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgeber:innen sind alle Unternehmen – unabhängig von der Rechtsform – sowie staatliche Stellen verpflichtet, einen sogenannten internen Meldekanal einzurichten, über den Hinweisgeber:innen bestimmte Rechtsverstöße melden können.
Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems ist jedoch mehr als eine Pflicht. Die interne Meldestelle bringt einen Kulturwandel mit dem Ziel, einen ständigen Verbesserungsprozess zu initiieren und damit die Dienststelle oder das Unternehmen zukunftsfähig zu machen. Das frühzeitige Erkennen von Rechtsverstößen kann zu einer Reduzierung der Haftungsrisiken führen und so Schaden abhalten.
Mit unserem „Whistleblower and Ethics Reporting Channel“ bieten wir Ihnen eine standardisierte und digitalisierte Lösung für die Einrichtung und den Betrieb einer internen Meldestelle als Managed Service an. Hierbei handelt es sich um eine One-Stop-Shop-Lösung, bei der unser multidisziplinäres Excellence-Team, bestehend aus Rechtsanwält:innen, Programmierer:innen und Managed-Service-Expert:innen, ihr umfassendes Geschäftsverständnis und Fachwissen aus den Professional Services mit tiefgreifender Daten- und Technologiekompetenz kombinieren.
Unser Ansatz zur automatisierten Bearbeitung gleichgelagerter Sachverhalte.
Unternehmen sehen sich vermehrt mit der Herausforderung konfrontiert, zahlreiche gleichgelagerte Sachverhalte bearbeiten zu müssen. Dabei kann es sich beispielsweise um Anträge, Anfragen oder Forderungsschreiben handeln. Die manuelle Bearbeitung dieser Sachverhalte ist ressourcenintensiv und fehleranfällig.
Durch die Automated Processing Solution erfolgt die Bearbeitung automatisiert und standardisiert, wobei Sie mittels eines Live-Dashboards stets die volle Transparenz über den Bearbeitungsstand haben.
Verteidigung gegen Massenklagen – unsere Expertise kombiniert mit Prozesssicherheit und State-of-the-Art-IT.
Verfügen Sie über die notwendigen Ressourcen, um Forderungen und Klageverfahren effizient zu analysieren und zu verwalten?
Mit der „Automated Processing Solution for Mass Claim“ lautet die Antwort ganz klar: Ja!
Wir bearbeiten für unsere Mandanten Massenverfahren mit Hilfe der PwC Mass Claims Machine – eine hochmoderne, technologisch effiziente Lösung, die sonst langwierige Prozesse enorm beschleunigt.
Unser Tool analysiert Schriftstücke wie Forderungsschreiben oder Klageschriften und extrahiert alle relevanten Informationen. Es erstellt digital Akten und die jeweiligen Antwortdokumente in gleichbleibend hoher Qualität. Dank frei konfigurierbarer Live-Dashboards erhalten Sie in Echtzeit einen umfassenden Überblick über alle für Sie wichtigen KPIs.
Auf Einwendungen im Planfeststellungsverfahren automatisiert und rechtssicher reagieren.
Unabhängig davon, ob Sie Bahn-, Energieanlagen-, Flughafen-, Straßenbau- oder andere Infrastrukturprojekte betreuen: Bei der Anhörung zum jeweiligen Planfeststellungsverfahren sind Sie als Vorhabenträger bzw. Planfeststellungs- oder Anhörungsbehörde mit einer Vielzahl von Einwendungen Betroffener und Stellungnahmen von Trägern öffentlicher Belange konfrontiert.
In der Regel werden diese Einwendungen und Stellungnahmen händisch bearbeitet und es bedarf mehrerer Mitarbeiter:innen, um Anhörungsverfahren vorzubereiten sowie Erwiderungen zu erstellen.
Die Automated Processing Solution for Infrastructure bietet Ihnen ein leistungsfähiges Einwendungsmanagement, das Einwendungen gegen Bauvorhaben analysiert und auswertet. Darüber hinaus unterstützt Sie die Lösung – durch die Erstellung von Antwortschreiben und Gegenüberstellungen von eingegangenen Einwendungen und den jeweiligen Erwiderungen – bei Anhörungsverfahren.
Behalten Sie jederzeit den gezielten Überblick über aktuelle Regularien.
Finanzdienstleistungsunternehmen bewegen sich in einem immer komplexeren und sich stetig verändernden rechtlichen und regulatorischen Umfeld.
Gleichzeitig werden die Ressourcen für die Verfolgung, Sichtung und Bewältigung dieser Veränderungen immer knapper.
Der Rule Scanner von PwC leistet Ihnen genau dabei Abhilfe und bietet eine von Anwälten geleitete, KI-gestützte globale Lösung für rechtliches und regulatorisches Horizon Scanning und die Risikoabbildung.
Hierfür taggt der Rule Scanner die von den Aufsichtsbehörden veröffentlichten Elemente (Regulation Library) und verknüpft diese mit einer mit Ihnen vereinbarten Taxonomie. Auf dieser Grundlage bewertet er proaktiv den operativen und gesetzlichen Fußabdruck Ihres Unternehmens und identifiziert Bereiche mit potentiellen regulatorischen oder rechtlichen Risiken. Diese analysierten Risiken werden Ihnen in einem intuitiven Dashboard visuell aufbereitet dargestellt.
So können sich Ihre Mitarbeiter gezielt und effizient auf die regulatorischen Änderungen fokussieren, die den größten Einfluss auf Ihr Unternehmen haben.