Löschkonzepte: Berücksichtigung der neugefassten GoBD (ab 1. Januar 2020)

Am 28. November 2019 hat das Bundesministerium der Finanzen die Neufassung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht. Diese treten mit Wirkung zum 01. Januar 2020 in Kraft.

Die neugefassten GoBD entwickeln die gesetzlichen Buchführungspflichten bezüglich des Einsatzes von Informationstechnologie weiter. Etwaige Änderungen in der Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen aufgrund der neuen GoBD müssen in den DSGVO-konformen Löschkonzepten berücksichtigt werden.

Beispiele der neuen GoBD mit Auswirkungen auf die Bereiche IT und Datenschutz sind:

– Zulässigkeit bildlicher Erfassung durch mobile Geräte:
Durch eine begriffliche Änderung („bildliches Erfassen“ anstatt „Scannen“) dürfen nun auch Bilderfassungsmöglichkeiten durch z.B. Smartphones benutzt werden, um relevante Dokumente zu erfassen, solange die übrigen Voraussetzungen der GoBD eingehalten werden.

– Aufnahme der Cloud in die Definition von „Datenverarbeitungssystemen“:
Cloud-Lösungen dürfen für die Speicherung und Verarbeitung von Dokumenten nun explizit genutzt werden, solange der Zugriff auf Daten in der Cloud gewährleistet ist.

– Speicherung/Aufbewahrung von Abrechnungsdaten im Ausland:
Die Anforderung des § 146 Abs. 2 AO soll gelockert werden, derzufolge Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen grundsätzlich im Geltungsbereich des Gesetzes zu führen und aufzubewahren sind. Die Neufassung der GoBD sieht vor, dass eine bildliche Erfassung von Belegen durch mobile Geräte im Ausland zulässig ist, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden. Im Rahmen einer nach § 146 Abs. 2a AO genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland dürfen fortan die papierenen Ursprungsbelege an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden.

– Systemwechsel:
Im Falle von Systemwechseln, ist es ab dem sechsten Kalenderjahr nach dem Systemwechsel ausreichend, der Finanzbehörde einen maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger zur Auswertung zu überlassen, sodass nicht mehr ein direkter oder indirekter Zugriff auf die Originalspeichermedien zur Verfügung gestellt muss.